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Prozessmanagement: Experte erklärt, wie Firmen Systeme richtig aufsetzen – und so bei niedrigeren Kosten besseren Service bieten

Berlin (ots)

Gut durchdachte und optimierte Unternehmensprozesse können Kosten senken und gleichzeitig die Kundenzufriedenheit erhöhen. Daher sollten sich Firmen unbedingt mit ihrem Prozessmanagement auseinandersetzen. „Mit den richtigen Systemen kann die Effizienz innerhalb des Unternehmens gesteigert werden“, erklärt Prozessexperte und Unternehmensberater Daniel Graf.

„Zudem läuft die Arbeit der Mitarbeiter lücken- und problemlos“, fährt der Experte fort. „Dabei sollte neben der Frage ‚Wer macht was?‘ auch überlegt werden ‚Wie machen wir das?‘ und ‚Wie arbeiten wir im Unternehmen zusammen?'“. Gerne verrät Ihnen Daniel Graf in diesem Gastbeitrag, wie Firmen Systeme richtig aufsetzen und so bei niedrigeren Kosten besseren Service bieten.

Was man über Unternehmensprozesse wissen muss

Prozesse, Systeme, Abläufe, Anweisungen, Verfahrensbeschreibungen … Immer wieder stößt man darauf, dass Unternehmen nicht verstehen, welchen Wert diese Instrumente für sie haben können. In der Regel liegt es daran, dass die Instrumente falsch eingesetzt werden und sich die Mitarbeiter eher getrieben als geführt fühlen. Am Ende ist es eine Frage der Führungskultur, ob das System mit Leben erfüllt wird.

Was ist ein System?

Unter einem System versteht man im Prozessmanagement eine Reihe von Abläufen, die zu einem Ergebnis führt, das die Anforderungen in der immer gleichen Art und Weise erfüllt. Ein Unternehmen ist das Ergebnis seiner Prozesse. Sind sie nicht gelenkt, gesteuert und klar definiert, kann das Unternehmen nicht funktionieren.

Was muss getan werden?

Wer ein System schaffen möchte, sollte zunächst erfassen, was er jeden Tag tut. Das geht ganz einfach mit einem Whiteboard oder auch einem Stück Papier. Es müssen alle Arbeitsschritte aufgeschrieben werden, die aktuell im Unternehmen stattfinden. Im Anschluss wertet man aus, ob die Verfahren optimal sind oder ob es bereits jetzt Impulse für Verbesserungen gibt.

Das Ausmessen der Prozesse

Wer kann schon sagen, ob ein Prozess gut oder schlecht läuft? Die Antwort ist einfach: Das Unternehmen selbst. Im Rahmen der Prozessgestaltung kann man festlegen, mit welchen Kennzahlen man das Ergebnis der Prozesse bewerten möchte. Am Anfang sollte man sich auf die Werte konzentrieren, die für den Geschäftserfolg entscheidend sind. Mit der Zeit kann man mehr Kennzahlen aufstellen und auswerten.

Wird das System richtig geführt?

Der beste Prozess nützt nichts, wenn er nicht richtig geführt wird. Ohne Kapitän wird ein Schiff sein Ziel nicht erreichen. Die Führungspositionen haben die Aufgabe, die Prozesse aufzustellen und die Mitarbeiter zu motivieren. Sie sollten an den Punkt geführt werden, an dem sie innerhalb der Prozesse ihre besten Leistungen abrufen können.

Systeme bedeuten Freiheit

Viele Unternehmer und Unternehmerinnen schrecken davor zurück, klare Systeme und Strukturen zu schaffen, weil sie fürchten, damit die Freiheit ihrer Mitarbeiter einzuschränken. Dem liegt der Gedanke zugrunde, dass Handlungsfreiheit zu höherer Produktivität führt. Das Gegenteil ist der Fall. Tatsächlich fühlen sich Mitarbeiter mit klaren Anweisungen und Prozessen sehr wohl. Es unterlaufen ihnen weniger Fehler, sie haben dafür aber mehr Erfolgserlebnisse. Das Leben wird für die Mitarbeiter einfacher. Und die Produktivität erhöht sich dadurch, dass man innerhalb sicherer Bahnen kreativ sein kann. Niedrigere Kosten und ein besserer Service werden die Folge sein.

Über Daniel Graf:

Daniel Graf von der GRADAN GmbH hilft Unternehmen dabei, ISO-Normen, DIN Standards sowie die Normen der DQN-Reihe richtig umzusetzen und unterstützt sie auf dem Weg zu ihrer Zertifizierung. Mit seiner Arbeit erspart er Führungskräften und Mitarbeitern Unmengen an Bürokratie und nimmt ihnen die Prüfungsangst. Weitere Informationen unter: www.ifdq.de

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Geschäftsführer: Daniel Graf
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